Facturación electrónica en el sector salud 2024: normativas y proceso
¿Sabías que la tecnología se ha convertido en un pilar fundamental para los prestadores de salud? En este contexto, la facturación electrónica emerge como una herramienta clave para las clínicas, IPS y profesionales, ofreciendo beneficios que transforman la manera en que se gestionan los pagos y se administra la información financiera. Pensando en eso creamos este artículo en donde conocerás la importancia de la facturación electrónica, sus beneficios y requisitos para el sector salud. Quédate y descúbrelo
¿Qué es la facturación en salud?
La facturación electrónica en salud se trata de un proceso en el que las entidades prestadoras de servicios de salud (EPS, IPS) y proveedores deben generar, enviar y recibir facturas de manera digital, cumpliendo con las normativas de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
Requisitos legales para la emisión de facturas electrónicas en Colombia
La implementación de la facturación electrónica en Colombia ha sido un proceso gradual, pero cada vez más exigente. A continuación, conocerás los requisitos legales más importantes para que inicies a facturar electrónicamente en tu EPS o IPS:
- Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT): es indispensable estar registrado en el RUT como contribuyente activo.
- Certificado de Firma Digital: se requiere un certificado de firma digital válido para autenticar las facturas electrónicas.
- Software de Facturación Electrónica: debes cumplir con los estándares técnicos establecidos por la DIAN y contar con la autorización correspondiente.
- Envío de la factura electrónica a la DIAN: las facturas tienen que ser enviadas a la DIAN a través de los canales establecidos para su validación y almacenamiento.
- Conservación de los archivos digitales: Los contribuyentes deben conservar las facturas electrónicas por el tiempo establecido en la normativa.
Además de los requisitos generales, los prestadores de servicios de salud deben incluir en sus facturas electrónicas la siguiente información:
- Código del prestador de servicios de salud
- Tipo de documento y número de identificación del paciente.
- Si la atención se prestó bajo régimen contributivo o subsidiado.
- Número de póliza, si así se requiere
- Fecha de inicio y final del periodo de facturación para servicios que se facturan por periodos.
Estos cambios garantizarán una mayor precisión y transparencia en la facturación, añadiendo información relevante como la modalidad de contratación y de pago, la cobertura o plan de beneficios, números de autorización y prescripción, entre otros datos esenciales para una correcta facturación electrónica en el sector de la salud. Conoce más acerca de esta regulación haciendo clic aquí
Decreto de factura electrónica en el sector salud
El sector salud en Colombia está regulado por normativas específicas en cuanto a la facturación electrónica, enmarcadas dentro del DECRETO 441 DE 2022 del Ministerio de Salud y Protección Social, el cual complementa las disposiciones generales de la facturación electrónica en Colombia.
Este decreto tiene como objetivo optimizar los procesos de facturación dentro de las Instituciones Prestadoras de Salud (IPS) y las Entidades Promotoras de Salud (EPS), asegurando la interoperabilidad de los sistemas y el correcto reporte a la DIAN y a las entidades de salud competentes.
Importancia de la facturación electrónica para profesionales de la salud y clínicas
La facturación electrónica en el sector salud ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad. Tanto profesionales independientes como clínicas y hospitales se benefician de la adopción de esta práctica. Dentro de las ventajas de la factura electrónica están:
- Reducción de errores y retrasos en la facturación manual
- Mayor eficiencia en el manejo de la información y el flujo de caja
- Mejor control y trazabilidad de las facturas emitidas
- Ahorro de costos en papel, impresión y almacenamiento físico
Pasos para implementar facturación electrónica en el sector salud
La implementación de la facturación electrónica en el sector salud en Colombia requiere cumplir con varios pasos clave para garantizar que las instituciones de salud (EPS, IPS, clínicas, hospitales) cumplan con las normativas vigentes. Aquí te dejo los pasos esenciales:
1. Registro y habilitación en la DIAN
- Inscripción en el RUT: Asegúrate de que la entidad de salud esté inscrita en el Registro Único Tributario (RUT) con la actividad económica correspondiente.
- Habilitación ante la DIAN: Realiza el proceso de habilitación en el sistema de la DIAN. Esto implica pruebas técnicas que demuestren que tu software de facturación cumple con los requisitos establecidos por la DIAN.
2. Seleccionar un Software de Facturación Electrónica
- Elegir un software autorizado: La DIAN requiere que utilices un software de facturación electrónica aprobado. Puedes optar por desarrollar uno propio o adquirir uno de un proveedor autorizado.
- Compatibilidad sectorial: En el sector salud, asegúrate de que el software elegido sea compatible con otros sistemas específicos del sector.
3. Obtener un certificado de Firma Electrónica
- Certificado digital: Para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas, necesitas un certificado de firma electrónica emitido por una entidad certificadora autorizada.
- Este certificado permite que las facturas tengan validez legal y que su contenido no pueda ser alterado.
4. Configuración de los Documentos Electrónicos
- Formato XML: Las facturas deben generarse en formato XML, cumpliendo con las especificaciones técnicas de la DIAN. Asegúrate de que los documentos contengan todos los datos requeridos, como identificación del prestador y receptor, descripción del servicio, valor de la factura, entre otros.
- Estandarización de códigos: En el sector salud, los servicios médicos deben estar debidamente codificados (por ejemplo, según códigos de la CUPS).
5. Pruebas de integración y validación con la DIAN
- Pruebas piloto: Antes de la emisión oficial, debes realizar pruebas con la DIAN para verificar que el sistema funciona correctamente y que las facturas electrónicas cumplen con los requisitos legales.
- Validación de la DIAN: Una vez aprobadas las pruebas, la DIAN te habilitará para la emisión de facturas electrónicas de manera formal.
6. Capacitación del personal
- Capacitar a los responsables: El equipo que manejará la facturación electrónica debe estar capacitado en el uso del software y en el cumplimiento de las normativas. Es importante que se familiaricen con el proceso de emisión, validación y almacenamiento de las facturas.
7. Emisión y envío de Facturas Electrónicas
- Emitir facturas: Una vez habilitado por la DIAN, puedes comenzar a emitir facturas electrónicas a los pacientes y proveedores de salud.
- Envío a la DIAN: Las facturas deben enviarse simultáneamente a la DIAN y al receptor (cliente o entidad de salud).
- Aceptación o rechazo: Los receptores de las facturas tienen la opción de aceptar o rechazar la factura dentro del plazo definido por la ley.
8. Almacenamiento electrónico
- Resguardar facturas: Tanto la entidad emisora como el receptor están obligados a almacenar electrónicamente las facturas por un período mínimo de 5 años, garantizando el acceso a estos documentos en caso de auditorías o controles por parte de la DIAN.
9. Seguimiento y cumplimiento normativo
- Actualizar el software: Asegúrate de que el software de facturación esté actualizado conforme a las regulaciones y cambios normativos que puedan surgir.
- Revisión de los cambios legales: El sector salud tiene normativas específicas que se actualizan con el tiempo, por lo que es fundamental mantenerse al día con las resoluciones emitidas por la DIAN y el Ministerio de Salud.
Beneficios de implementar la factura electrónica
Además de las ventajas mencionadas, la factura electrónica ofrece otros beneficios significativos para el sector salud:
- Mejora en la atención al paciente: Al reducir la carga administrativa, los profesionales de la salud pueden dedicar más tiempo a la atención directa de sus pacientes.
- Reducción de riesgos ambientales: Al eliminar el uso de papel, se contribuye a la sostenibilidad y reduce la huella de carbono.
- Cumplimiento normativo: Las facturas electrónicas cumplen con los requisitos legales y fiscales, evitando sanciones y multas.
- Seguridad y confidencialidad: Los sistemas de facturación electrónica cuentan con protocolos de seguridad avanzados que protegen la información sensible de los pacientes
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Preguntas frecuentes sobre facturación en salud
¿Cuánto tiempo se tiene para radicar una factura en salud?
Según la normativa vigente, las facturas electrónicas en el sector salud deben radicarse en un plazo máximo de 15 días hábiles desde la prestación del servicio o la entrega del producto.
¿Qué soportes debe llevar una factura en salud?
Una factura en el sector salud debe contar con varios soportes, tales como:
- Descripción detallada del servicio o producto (medicamentos, procedimientos, etc.)
- Autorización de prestación de servicios emitida por la EPS
- Resultados clínicos o diagnósticos asociados al servicio prestado
- Copia del contrato o acuerdo con la entidad contratante
¿Qué dice la Resolución 2275 de 2023?
La Resolución 2275 de 2023 de la DIAN regula aspectos importantes sobre la facturación electrónica en el sector salud. Esta resolución amplía y precisa algunos requisitos establecidos previamente para garantizar una mayor eficiencia y control en el uso de la factura electrónica. Entre sus puntos clave, se destacan los siguientes:
- Estándares técnicos: La resolución actualiza los estándares que deben cumplir los prestadores de servicios de salud en la generación y emisión de facturas electrónicas, asegurando una adecuada interoperabilidad con los sistemas de la DIAN.
- Plazos y tiempos de radicación: Se mantienen y ajustan los plazos para la radicación de las facturas, estableciendo una mayor claridad en cuanto a los tiempos máximos desde la prestación del servicio hasta la emisión de la factura.
- Soportes requeridos: La resolución especifica los documentos y soportes que deben acompañar la factura, tales como órdenes médicas, contratos de prestación de servicios y autorizaciones de las EPS, buscando una mejor trazabilidad en el sector.
- Validaciones automáticas: Con el fin de mejorar el control fiscal, se imponen nuevos procesos de validación automática en la DIAN para verificar el cumplimiento de la información y evitar errores comunes.
Selección de un proveedor tecnológico adecuado
La elección de un proveedor tecnológico adecuado es crucial para el éxito de la implementación de la facturación electrónica en el sector salud. Se deben considerar aspectos como:
Experiencia en el sector: elegir un proveedor con experiencia comprobada en el sector salud garantiza que la solución se ajuste a las necesidades específicas de este ámbito.
Seguridad y confiabilidad: el proveedor debe ofrecer mecanismos robustos de seguridad para proteger la información sensible de los pacientes y la organización.
Facilidad de uso: la solución tiene que ser intuitiva y fácil de usar por parte del personal involucrado en el proceso de facturación.
Soporte técnico: el proveedor debe ofrecer soporte técnico de calidad para atender cualquier consulta o incidencia que surja durante la implementación y el uso de la solución.
Actualizaciones constantes: es importante elegir un sistema de facturación que se comprometa a mantener la solución actualizada con las últimas normativas y tecnologías.
En definitiva, la facturación electrónica se ha convertido en una herramienta indispensable para optimizar la gestión administrativa, financiera y legal de las organizaciones en el sector salud.
Ahora que sabes cómo funciona la factura electrónica para el sector salud y las ventajas que trae implementarla, es momento de buscar una solución que te permita tener el control de tus transacciones para brindar una mejor experiencia a tus pacientes. Por eso, te invitamos a que conozcas el Sistema de facturación electrónica de Siigo, ingresa y recibe tu asesoría gratis.
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